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解析第三方倉儲容易出現的問題,庫存準不準不僅僅是倉庫的事情

瀏覽數量:13     作者:本站編輯     發布時間: 2017-07-04      來源:本站

很多電商企業做到一定規模后會把庫存外包給專業的第三方倉儲企業去管理,與自己管理倉庫不同,很多信息上的溝通如果做的不到位的話,即使第三方倉儲企業再專業,也會導致很多庫存問題。比如:

  入庫異常:

  商家下屬各供應商、工廠入倉質量無法管控,導致入倉數據從源頭上就出錯。如果在入倉環節供應商和廠家沒配合好,就會增加倉庫收貨作業難度和成本,這些成本最終都會轉移到電商企業自身。作為第三方倉儲企業,能夠輔助商家搞好對供應商的管理,于雙方都是很有意義的事情。

  超賣:

  俗話說“天下武功,唯快不破”。電商行業和傳統銷售行業相比,效率高、速度快。一個爆款出現,瞬時會有大量的訂單出現。因為前后臺庫存數據不一致導致訂單超賣。而各大電商平臺為了對消費者的體驗負責,對超賣會有嚴格的控制,甚至有些懲罰措施,比如天貓對超賣訂單會要求商家賠償30%的貨值給消費者。如果前后臺的庫存沒銜接好,即使倉內的庫存是OK的,前臺未必能上架正確的庫存數量,由此帶來給商家和買家的損失就不可避免了。

  出庫與結算環節的糾紛:

  電商的這種“快”往往會讓倉庫作業處于非常被動的地步——快速入倉,以便盡快發貨,快速發貨,以便客戶體驗好。賣的不好的話,快速退倉,以便盡快尋找其他銷貨渠道。因為這種“快”,讓倉內來不及對庫存進行細致的管理和反饋,導致在退倉的時候有糾紛。這種糾紛會耗費雙方業務和結算人員大量的精力去舉證、判責,嚴重的會影響到雙方的合作。

  滯倉費計算:

  一般情況下,滯倉費會遵循先進先出的原則,跟進商品滯倉天數去計算滯倉費,但滯倉費的計算是基于一個準確的庫存數量的。如果庫存數量錯誤,滯倉費也就會產生各種糾紛。

  上述問題的出現,歸根到底是“庫存管理”的問題。我相信大部分的倉儲企業對庫存管理都有一套非常完善非常專業的機制,沒有專業的倉庫管理經驗,無意在各位倉庫管理專家面前班門弄斧。但認為,電商與倉庫的庫存管理,應該站在“聯動”的角度看,確保過程和結果都是準確的。本文不討論倉庫庫存管理的細節,重點分享下電商和第三方倉儲如何聯動管好庫存。

  1.源頭準:規范供應商入倉,從源頭上確保庫存準確

  和傳統企業一樣,很多有點規模的電商企業的貨源可能來自多個供貨商,這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規范入倉要看商家對供應商的約束能力和倉庫對入倉異常的及時反饋。有些中小型電商企業對供應商(工廠)的把控能力太弱。

加上“唯快不破”,訂貨周期大大縮短,銷售周期又存在巨大的不確定性,導致工廠備貨的時間非常短。入倉時產生異常也就見怪不怪了。

  這些常見的異常是: l供應商發貨延遲,導致倉庫來不及收貨,影響電商店鋪的銷售計劃。尤其是在大促時期,如果供貨商沒及時發貨會對倉庫收貨和發貨產生重大影響,會嚴重影響電商平臺對店鋪的評分和消費者體驗。

  貨品包裝不規范。有些品牌商如李寧、美邦等對供貨商的管理是非常完善的,供貨商會嚴格按照指定的包裝入倉,嘜頭、包裝規范。但很多中小型電商未必能對供應商有這么強的把控能力。嘜頭貼錯、包裝不統一。有些甚至直接拿個大編織袋來裝貨,給倉庫收貨清點造成了很大困難。

  條碼錯誤:個別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼,或者張貼了錯誤的條碼。

  這種現象經常出現在服裝行業。貼碼和水洗標、箱外的嘜頭不一致,會導致倉庫清點錯誤。如果倉庫在入倉環節未及時發現,后面的發貨環節發錯貨就不可避免了。

  分批到倉:一般情況下,一個入庫單對應一次入庫行為,有些供貨商因為準備不足或者其他問題會采用分批到貨的方式入倉。

對一些需要進行批次管理的商品來說,分批到倉會導致倉庫對批次的混淆。也會影響到銷售端對不同產品的批次定價和倉庫端對滯倉費的計算。

  數量差異:供貨商未按照商家指定的數量入倉,倉庫在入倉環節要反復和商家、供貨商兩邊確認,影響入倉作業

  貨品混裝:不同SKU的商品混裝在一個大包裝內,導致倉庫收貨混亂,清點時間加長,收錯貨的風險也增高。

  QC問題,有些商品需要根據電商平臺進行倉內QC,需要倉內配合。如果商家未協調好QC和倉庫的作業時間,會導致QC延遲和收貨延遲。

  上述問題,總結一起就是商家缺乏對供貨商的管控。由此帶來倉庫入倉清點難度加大,出錯比例增高、收貨延遲,后續的發貨延遲和發錯貨的風險也增高。要解決上述問題,一方面要需要倉庫忠實的記錄和反饋入倉過程中的各種異常,及時的反饋給商家。

  商家要在和供貨商的協議中明確這些問題點,對這些點進行量化和追責,讓供貨商一起來承擔由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力,規范入倉。目前所負責的倉庫是這么做的:

 


2.過程準:確保倉庫后臺庫存變動和前臺能實時同步,確保不超賣

  保證過程準主要靠兩點:一個是倉內的管理,另一個是倉庫WMS系統和店鋪ERP系統及電商平臺的商家后臺的庫存同步機制。

  1)倉內管理:這點不詳細展開,倉庫專業人員的專業能力是應該相信的,只是簡單說幾點:

  a)關于庫存變動:商品入倉后,因各種原因會導致庫存變動,倉庫要忠實且及時的把這種變動記錄下來,并通過系統接口同步給店鋪ERP系統及電商平臺的商家后臺。主要有以下幾種場景:

  正次品轉換:入倉的時候是正品的可發貨庫存,實際揀貨的時候發現是次品,不可發貨。這種情況下倉庫需要扣減一個正品庫存,增加一個次品庫存。

  倉庫丟貨:倉庫盤點發現貨物短少,需要扣減庫存。

  倉庫多發貨、少發貨、發錯貨:倉庫發錯貨,需要對庫存進行調整。

  倉庫盤點錯誤:上次盤點錯誤,在本次盤點中糾正,需要對庫存進行調整。

  錯碼調整:入倉時未發現編碼錯誤,在庫內管理或者發貨環節進行調整。

  退件入倉或者截單成功:前臺訂單取消已經發貨的訂單,倉庫需要截單,如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫,倉庫需要對庫存進行調整。

  上述庫存調整場景,有些是需要商家承擔責任的,比如正次品轉換,有些是需要倉庫承擔責任的,比如丟貨、發錯貨。不管是誰的責任,倉庫都要忠實記錄,及時反饋,時刻保持前后臺庫存數據一致。

  b)關于倉內盤點:作為倉內的日常作業行為,每個倉庫都會有各種盤點規則,如月度的、季度的大盤點、循環盤點、動碰盤點等等。但我們在實踐中發現,倉內的盤點規則未必就是適合電商行業應用的。為此我們經過一段時間的摸索,探索出以下幾個盤點原則:

  月初庫存低于20個的商品全量盤點:庫存低于20個的時候,我們認為就有超賣的風險。請倉庫在月初對低于20個的SKU進行全盤,盤點結果反饋給商家ERP系統和店鋪后臺。如果有差異的話,店鋪后臺自動更新上架數量。

  當天庫存低于20個的商品當天盤點:同上,確保當天低于20個的商品不產生超賣。

  庫存有差異實時盤點:利用系統功能,每天自動比對店鋪上架數量、ERP庫存數量和倉庫庫存數量,對有差異的數據自動生成盤點請求,請倉庫納入到自己的盤點計劃中去,并把盤點結果同步給ERP和商家的店鋪后臺。

  活動后盤點:電商企業和傳統企業不同的一點,如果有大流量灌入或者預計的大型促銷活動,會在短時間內產生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個或者幾十個SKU。當活動過后,需要倉庫倉庫對這些SKU進行盤點,以保證庫存的準確。

  退倉前盤點:為了確保退倉時的數量是準確的,有必要在退倉前對庫存進行盤點,以便按照正確的數量退倉。

2)發貨:確保發貨過程中不錯發、漏發、多發。倉內一般都有非常規范的流程,在幾個關鍵節點把控好就好了:

  揀貨環節:確保揀貨SKU和數量和訂單一致。

  包裝環節:包裝臺最好兩道符合環節,一道系統(把槍掃描),一道人工。

  交付快遞環節:特別關注退款訂單和訂單內容有修改的訂單。


  3.結果準:所謂結果準,指的是在退倉和結算的時候,能夠有非常清晰的進銷存數據。

  即使有庫存差異,也能找到具體的原因,能夠對責任方進行追責,確保商家和倉庫、供應商在退倉和結算環節沒有糾紛。

  剛剛接手倉庫時,一直為出庫環節頭疼:商家說倉庫丟貨了,倉庫說是商家入倉的時候少裝了。商家說你不給我賠我就不退倉,倉庫說你不退倉我就收你滯倉費!商家說我就不給!一筆糊涂賬,讓人好生頭疼!

  經過一段時間的磨合,我們總結出來退倉5大原則:

  退倉前商品下架原則:退倉前商家要將商品從店鋪下架,以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入,對倉庫的退倉工作造成干擾。這個最好通過系統實現,人工干預會有遺漏的可能。

  退倉前盤點原則:退倉前倉庫必須對要退倉的商品進行盤點,盤點結果及時通報給商家,并在系統中進行同步更新。這樣做兩個好處:一個是商家可以盡快確認是否對退倉數量有疑問,另外一個是系統中同步更新后,可以按照盤點的結果生成準確的退倉單。

  庫存差異數據當場追償原則:如果庫存有差異,當場追責。追責的依據就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進銷存數據。所有的庫存變動必須基于單據,入庫單、發貨訂單、庫內調整單、退倉單。這樣在庫存產生差異時,能夠直接找到對應的單據:是倉庫沒上傳發貨數據還是倉內庫存丟失一目了然。所有的單據尤其是庫存調整單必須有明確的調整原因。這樣在退倉和結算時可以立即確認誰來承擔責任。

  追責和退倉兩條線原則:有了上面的盤點原則和追償原則,商家和倉庫不能再以任何借口不退倉,追責和退倉兩條線分開走。這樣不會因對退倉數量有爭議而延遲退倉,也就解決了上文中提到的各種糾紛。

  月臺交接原則:這個主要是為了避免雙方對已經交接的退倉數量有爭議。實際操作過程中,以月臺交接為界,雙方對退倉數據進行簽字確認,事后不得反悔。該原則在具體執行的時候,有些商家是采用第三方物流送貨和退倉,第三方物流對交接數據可能不太負責。這點還有待商榷。

  4.系統功能:

  上述文字主要總結了庫存管理過程中商家、倉庫、供應商具體操作層面的內容。除了這些,系統功能要能夠跟得上去。所在公司的系統和倉庫經過一段時間的努力,通過以下功能確保庫存管理的準確。

  1)ERP系統要有完善的鋪貨功能:很多大商家都是多平臺、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對上架數量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產生超賣,ERP系統需要由完善的鋪貨系統,能夠實現多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。

  2)庫存調整實時同步:倉內庫存調整時,能實時同步給店鋪ERP系統,從而觸發電商后臺的上架數量進行調整。這個調整都是有具體的調整原因的,以便在后續對相關方追責。

  3)每日定時生成庫存比對報告:店鋪ERP系統和倉庫WMS系統每日凌晨2點在庫存作業停止時進行自動的庫存比對,把兩邊的庫存比對差異生成報告,提交給雙方。倉庫會根據差異報告主動查找差異原因,確認需要調整庫存的,就對庫存進行調整,然后同步給前臺。

  4)進銷存功能:這個是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能,但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發現庫存差異的原因,是需要負責系統的產品經理們努力的。的公司把該功能做成工具,讓商家和倉庫在很多場景下能夠快速調用該功能,快速定位庫存差異原因。

  5)庫存盤點打通:這點在前面已經有所涉及,倉庫的盤點規則和商家所希望的盤點規則是不一樣的,通過庫存盤點打通,ERP自動把商家希望盤點的SKU發送給WMS,WMS在盤點后反饋數據給ERP。

  6)0庫存同步機制:盡管上面做了那么多運營和系統上的工作,為了絕對避免超賣,我們還需要個“保險”。這個“保險”就是0庫存同步:當庫存可揀貨數量為0時,實時同步給ERP,ERP強制觸發商家店鋪后臺下架。

  總結一下:電商的本質是商務,零售是商務的具體表現形態。玩零售往大了說是玩供應鏈,往小了說就是玩庫存。庫存準不準不僅僅是倉庫的事情,是需要供應鏈上下游各方共同參與才能搞定的!

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